Zásady ochrany osobních údajů

Prostřednictvím těchto Zásad zpracování osobních údajů společnost FOR H2ENERGY s.r.o. informuje subjekty údajů, tj. fyzické osoby jejíž údaje zpracovává, o zásadách jejich soukromí a o prováděných činnostech zpracování (v souladu s nařízením Evropské unie o ochraně osobních údajů „GDPR“).

Základní informace o zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů se vztahují na všechny klienty, dodavatele a odběratele společnosti, a také na kohokoli jiného, kdo společnost kontaktuje nebo jí jinou cestou předá či sdělí nějaké osobní údaje. Tím se rozumí všichni lidé, kteří využívají služeb společnosti, nebo pro ni poskytují služby, subdodávky, nebo jsou v jiném vztahu se společností.

Správce osobních údajů

Společnost FOR H2ENERGY s.r.o., se sídlem Průběžná 3366, 434 01 Most, IČ: 096 26 859, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, pod sp. zn. v odd. C vložce 46069 (dále jen „správce“) Vás tímto v souladu s čl. 12 GDPR informuje o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech.

Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

  • Adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, IČO, DIČ)
  • Údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje – např. kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa apod.)
  • Popisné údaje (např. bankovní spojení – číslo bankovního účtu)
  • Další údaje nezbytné pro plnění smlouvy
  • Údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany subjektu údajů (zpracování fotografií, použití osobních údajů za účelem personálních řízení apod.)

Kategorie subjektů údajů

  • Zaměstnanec správce
  • Zákazník správce
  • Obchodní partner správce
  • Dopravce
  • Dodavatel služby
  • Návštěvník a jiné osoby pohybující se v areálu správce
  • Jiná osoba, která je ve smluvním vztahu ke správci
  • Uchazeč o zaměstnání

 Kategorie příjemců osobních údajů

  • Veřejné ústavy
  • Finanční ústavy
  • Zpracovatelé
  • Dodavatelé
  • Společnosti zajišťující odborná školení zaměstnanců
  • Státní a jiné orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy

Účel zpracování osobních údajů

  • subjekt údajů udělil souhlas pro jeden či více konkrétních účelů,
  • zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy
  • zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje,
  • zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.

Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí správce. Zpracování je prováděno v sídle správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, případně zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal správce technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování nebo k jinému zneužití osobních údajů. Všichni, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinni postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

Doba zpracování osobních údajů 

Osobní údaje jsou zpracovávány a uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu, o kterou je společnost povinna jako správce osobní údaje uchovávat podle závazných právních předpisů nebo po dobu, na kterou byl společnosti udělen souhlas. 

Marketing, reklama

Osobní údaje subjektů může společnost dále užívat za účelem jejich zveřejnění na propagačních tiskovinách či na webových stránkách společnosti, včetně jejího profilu na sociálních sítích, a to na základě uděleného souhlasu.

Pokud společnost pořádá propagační či jinou společenskou akci, může z ní pořizovat fotografický, vizuální nebo audiovizuální záznam za účelem informování o akci a jejím průběhu zveřejněním na svých webových stránkách, sociálních sítích nebo v jiný marketingových materiálech. Záznamy nejsou pořizovány s úmyslem zpracovávat jakékoliv osobní údaje.

Cookies

Pokud navštívíte webové stránky internetového obchodu nebo správce a zároveň máte v prohlížeči povolené přijímání cookies, do Vašeho zařízení ukládáme a následně z něho čteme soubory cookies.

Soubory cookies jsou krátké textové soubory, které internetová webová stránka ukládá ve Vašem počítači/mobilním zařízení. Soubory cookie se běžně používají proto, aby internetové stránky mohly fungovat nebo aby fungovaly efektivněji a také aby poskytovaly informace majitelům stránek. Tento soubor identifikuje specifické informace z Vašich předcházejících návštěv na webových stránkách z příslušného počítače/mobilního zařízení. Informace mohou například zahrnovat IP adresu připojujícího se počítače/mobilního zařízení, datum a čas návštěvy, odkazující se URL adresu, stránky navštěvované na webových stránkách internetového obchodu, typ použitého prohlížeče apod. Po odchodu z webové stránky jsou soubory cookies z počítače/mobilního zařízení zpravidla vymazané. Trvalé cookies zůstávají v počítači/mobilním zařízení až do uplynutí jejich platnosti, anebo vymazání uživatelem, a aktivují se pokaždé, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila.

Na webových stránkách používáme tyto typy cookies:

Nezbytné (potřebné) cookies, které pomáhají vytvářet použitelné webové stránky tak, že umožňují základní funkce, jako je navigace stránky a přístup k chráněným oblastem webových stránek. Tvoří základ pro provoz webových stránek a umožňují používání základních funkcí. Webové stránky nemohou řádně fungovat bez těchto souborů cookies. Jedná se o cookies, bez kterých by správce webových stránek nebyl schopný poskytovat svoje služby přes webové stránky, protože jsou nezbytné k jejich správnému fungování. Jedná se o soubory cookies, které existují jen po dobu, kdy uživatel prochází dotčené webové stránky. Právním základem při zpracování těchto cookies je ustanovení § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích), ve znění pozdějších předpisů. Platnost těchto cookies je maximálně 1 rok.

Marketingové cookies - používají se za účelem poskytování a zobrazování reklamy na základě zájmů uživatelů webových stránek nebo shromažďování jejich osobních údajů pro budoucí marketingové účely. Účely používání marketingových souborů cookies jsou následující:

  • slouží na analýzu a vylepšování webových stránek z hlediska obsahu, výkonu a designu;
  • efektivněji cílí přímou marketingovou komunikaci, ale také omezují počet zobrazení reklamy a měří efektivnost reklamních kampaní;
  • optimálně vytvářejí a neustále zkvalitňují služby, přizpůsobují webové stránky zájmům a potřebám uživatele a zlepšují jejich strukturu a obsah;
  • zjišťují, které stránky a funkce jsou nejčastěji používané, na základě čehož lze optimálně přizpůsobit nabídku požadavkům uživatele;
  • umožňují sledovat návštěvnost webové stránky a využívání jejich různých funkcí;
  • pomáhají optimalizovat nabídku pro uživatele a oslovit je v reklamních plochách na jiných webových stránkách;
  • slouží k vyhodnocení toho, jak funguje reklama a různé cesty, jak se uživatelé na webovou stránku dostávají;
  • slouží ke sběru anonymních statistik a ovládání stránky s cílem její optimalizace a zlepšení uživatelského pohodlí.

Právním základem při zpracování marketingových cookies je Váš souhlas udělený prostřednictvím nastavení/povolení jednotlivých typů cookies v prohlížeči.

Poučení – právní základ zpracování

Správce zpracovává údaje se souhlasem subjektu údajů s výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů nevyžaduje souhlas subjektu údajů.

Souhlas subjektu údajů není potřeba v následujících případech:

  • zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
  • zpracování je nezbytné ke splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů
  • zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby
  • zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen

Práva subjektů údajů

V souladu s čl. 12 GDPR informuje správce na žádost subjektu údajů subjekt údajů o právu na přístup k osobním údajům a k následujícím informacím:

  • účel zpracování osobních údajů,
  • kategorie dotčených osobních údajů,
  • příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
  • plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy,
  • veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,
  • skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování či profilování

Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:

  • požádat správce o vysvětlení,
  • požadovat, aby správce odstranil takto vzniklý stav. zejména se může jednat o omezení, provedení opravy, doplnění nebo vymazání osobních údajů,
  • je-li žádost subjektu údajů podle odstavce 1 shledána oprávněnou, správce odstraní neprodleně závadný stav,
  • nevyhoví-li správce žádosti subjektu údajů podle odstavce 1, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na dozorový úřad, tedy úřad na ochranu osobních údajů
  • postup podle odstavce 1 nevylučuje, aby se subjekt údajů obrátil se svým podnětem na dozorový úřad přímo
  • správce má právo za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu, nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace

Právo subjektu údajů na přístup k OÚ a opravu OÚ

Subjekt údajů (zaměstnanci, dodavatelé, zákazníci) má právo získat od správce OÚ potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:

  • účely zpracování a kategorie dotčených osobních údajů,
  • o příjemci nebo kategorie příjemců,
  • o plánovaná doba, po kterou jsou osobní údaje uloženy nebo kritéria k určení,
  • informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,
  • informaci, zda dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování,
  • subjekt údajů (zaměstnanci, dodavatelé, zákazníci) má právo požadovat od správce OÚ opravu nebo výmaz nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování,
  • subjekt údajů (zaměstnanci, dodavatelé, zákazníci) má právo podat stížnost u dozorového úřadu,
  • zavazujeme se (správce údajů) poskytnout kopii zpracovávaných osobních údajů subjektu údajů (zaměstnanci, dodavatelé, zákazníci). Za další kopie na žádost poskytnutí údajů účtujeme přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů,
  • informace poskytujeme v takové formě, v jaké byla učiněna žádost, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob.
  • pokud se osobní údaje předávají do třetí země nebo mezinárodní organizaci, má právo být subjekt údajů informován o vhodných zárukách.

Právo na výmaz OÚ

Jsme si vědomi (správce údajů), že subjekt údajů (zaměstnanci, dodavatelé, zákazníci) má právo (bez zbytečného odkladu) na výmaz OÚ a správce údajů má povinnost tak učinit, pokud zejména:

  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny,
  • subjekt údajů (zaměstnanci, dodavatelé, zákazníci) odvolá souhlas se zpracováním,
  • subjekt údajů vznese námitky proti zpracování,
  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
  • z právní povinnosti.

Právo subjektu údajů na omezení zpracování OÚ

Subjekt údajů (zaměstnanci, dodavatelé, zákazníci) má právo na to, aby správce údajů omezil zpracování, v kterémkoli z těchto případů:

  • subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů,
  • zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,
  • správce údajů již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
  • subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce údajů převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů, 

OÚ mohou být jen uloženy, ledaže:

  • jsou zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu,
  • subjekt údajů (zaměstnanci, dodavatelé, zákazníci), který dosáhl omezení zpracování, je správcem předem upozorněn na to, že bude omezení zpracování zrušeno.

Právo na přenositelnost OÚ

Subjekt údajů (zaměstnanec, dodavatel, zákazník) má právo získat OÚ, které se ho týkají a jež poskytl správci údajů, a to:

  • získat ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu,
  • právo předat tyto údaje jinému správci údajů, a to v případě, že:
    • o je zpracování založeno na souhlasu nebo na smlouvě a zároveň se zpracování provádí automatizovaně,
    • o právo na to, aby OÚ byly předány přímo jedním správcem správci údajů druhému, je-li to technicky proveditelné,
  • výkonem práva na přenositelnost není dotčeno právo být zapomenut:
    • toto právo se neuplatní na zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce údajů pověřen.

Právo subjektu údajů vznést námitku

Subjekt údajů (zaměstnanec, dodavatel, zákazník) má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace (a v případě přímého marketingu kdykoli) právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů. Pokud nejsou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování:

  • v oprávněném zájmu,
  • ve veřejném zájmu,
  • výkonu veřejné moci.

Právo subjektu údajů (zaměstnavatel, zákazník, dodavatel) podat stížnost

Každý subjekt údajů má právo podat stížnost dozorovému úřadu v Evropské unii, pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušen Zákon o ochraně osobních údajů a/nebo obecné nařízení o ochraně osobních údajů. Místně příslušným dozorovým úřadem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Zvláštní pověřenec pro ochranu osobních údajů

Společnost zřídila institut Zvláštního pověřence pro ochranu osobních údajů. Jeho úkolem je mj. komunikace směrem dovnitř společnosti i navenek a řešení stížností, přijímání podnětů a dalších námětů týkajících se zpracování osobních údajů ve společnosti.

  • Kontaktní údaje správce: FOR H2ENERGY s.r.o., IČO: 096 26 859
  • sídlo: Průběžná 3366, 434 01 Most
  • e-mail: bozp@forh2e.com